Welkom op de Cultuurconnect-servicedesk,
Hoe kunnen we je helpen?
Kies hieronder een onderwerp of stel een vraag

Hoe werkt de deurwaarderprocedure voor materiaalvergoedingen?


    Wat is de deurwaarderpocedure voor materiaalvergoedingen in Wise?

    Een manier om exemplaren die al een tijd ‘in nota’ staan, en de openstaande kosten die daaraan verbonden zijn, automatisch te laten afschrijven en afboeken. Nadat je als medewerker manueel hebt aangegeven welke kosten in deze deurwaarderprocedure opgenomen moeten worden, kan je een Deurwaarderslijst printen om eventueel door te geven aan de gemeente. De handleiding voor de Nota- en deurwaarderprocedure vind je hier. Deze vervangt het stuk hierover in de handleiding 3.6 Berichten.
     
     

    Welke openstaande kosten kan je in de deurwaarderprocedure opnemen?

    Dit zijn enkel de kosten die aangerekend werden bij het maken van een materiaalvergoedingsnota. Dat is dus de vervangingskost van het exemplaar (die je vóór het aanmaken van de nota nog kan aanpassen), de administratiekost (optioneel) en het boetebedrag (optioneel). Op het ogenblik dat je de materiaalvergoedingsnota maakt, worden deze kosten ook als openstaand bedrag bij de klant geregistreerd. Levert de lener nadien het exemplaar in, dan wordt de bijhorende vervangingskost kwijtgescholden, en de boete (her)berekend.
     
    Opgelet! heb je ervoor gekozen om de boete niet op te nemen op de nota, dan kan je voor deze exemplaren dus geen boetebedrag meenemen naar de deurwaarderprocedure.
     
    Hier vind je meer info over het opnemen van de boete op de nota.
     
     

    Wat betekent dat concreet voor wie geen boete op de nota heeft?

    Er zijn drie opties :
    1. Je laat door ons instellen dat Wise vanaf nu de maximumboete moet aanrekenen bij het maken van een materiaalvergoedingsnota. Opgelet: dit geldt niet voor de nota’s die al eerder gemaakt zijn. Voor deze exemplaren zal je in Wise sowieso geen boetebedrag kunnen opnemen in de deurwaarderprocedure, en dus ook niet op de Deurwaarderslijst. Hiervoor moet je werken met optie 2 of 3.
    2. Je houdt de nota zoals hij nu is en kiest ervoor om geen boete aan te rekenen voor een lener die in de deurwaarderprocedure gaat. Je geeft dus enkel de materiaalvergoedingskost(en) en een eventuele administratieve kost door aan de gemeente.
    3. Je houdt de nota zoals hij nu is, en telt voor elke lener zelf een (maximum)boetebedrag op bij de kosten van de Deurwaarderslijst, vóór je ze doorgeeft aan de gemeente.
      

    Wat moet je doen om de deurwaarderprocedure te activeren?

    Stuur een mail naar bibliotheeksysteem@cultuurconnect.be met de vraag om dat voor jouw bibliotheek te doen. We checken dan eerst samen met jullie of alles ingesteld is zoals gewenst en werkt zoals verwacht. Wil je (ook) een aanpassing doen aan de notaprocedure (opnemen van de maximale boete, aanpassen van de administratieve kost…), geef dit via dezelfde weg door.
     

    Wat kan je voorlopig doen?

    Wil je de deurwaarderprocedure momenteel nog niet activeren, maar wel regelmatig een overzicht maken van leners die ‘in nota’ staan, dan kan je in de Client via Financieel > Overzichten > Openstaande posten per klant een rapport maken van Boekingscode 2600 t/m 2699. Dit zijn alle materiaalvergoedingskosten die via de notaprocedure werden aangerekend, onderverdeeld per klant.
     
    Opgelet: overweeg je om manueel exemplaren te gaan innemen en afschrijven, hou er dan rekening mee dat de materiaalvergoeding zal verdwijnen, net als de automatische blokkade voor uitleen.