Welkom op de Cultuurconnect-servicedesk,
Hoe kunnen we je helpen?
Kies hieronder een onderwerp of stel een vraag

Kan je een boete opnemen op de materiaalvergoedingsnota?


    Bij de nota materiaalvergoeding zijn er 3 mogelijkheden:

    1. Geen boete opnemen op de nota. Enkel de vervangingskost van het exemplaar (die je vóór het maken van de nota nog kan aanpassen) en de eventuele administratiekost worden aangerekend. Je vermeldt best in de tekst van de brief dat er nog een boetebedrag bovenop zal komen. Gevolg: levert de lener de materialen niet in, maar betaalt hij/zij het openstaande bedrag, of komt de lener in de deurwaarderprocedure terecht, dan wordt er geen boete aangerekend.

    2. Maximale boete opnemen op de nota. Op het ogenblik dat je de nota maakt, wordt de maximale boete per exemplaar als voorlopig openstaande kost geboekt bij de lener (ook al is die nog niet bereikt). Deze maximumboete verschijnt ook op de brief, in het overzicht met alle te betalen kosten. Levert de lener het exemplaar nadien in, dan wordt de materiaalvergoeding afgeboekt en wordt de reële boete aangerekend. De lener kan in dat geval dus niet teveel betalen.

    Wordt het exemplaar niet ingeleverd, dan kan je de maximumboete x aantal dagen later mee opnemen in de deurwaarderprocedure. Opgelet! Kiest een lener ervoor om de materialen niet in te leveren, maar het openstaande bedrag te betalen, dan wordt de boete niet herberekend. Wil je vermijden dat de lener in dat geval teveel boete betaalt, moet je de termijn voor de nota en de maximumboete op elkaar afstemmen, zodat deze laatste al bereikt is wanneer een lener 'in nota' gaat. Hou er hierbij rekening mee dat de boete berekend wordt op basis van openingsdagen, het versturen van de nota op basis van kalenderdagen.

    3. Opnemen van de lopende boete bij het maken van de nota. Idem als bij de maximale boete, maar dan met het boetebedrag dat geldt op de datum dat je de nota maakt. Aangezien de boete niet herberekend wordt wanneer een lener er voor kiest om het bedrag van de nota gewoon te betalen, of wanneer je de lener opneemt in de deurwaarderprocedure, betaalt een lener in dat geval te weinig boete. 

    Opgelet: alleen kosten die gekoppeld zijn aan exemplaren 'in nota', en de eventuele administratiekost, worden opgenomen op de materiaalvergoedingsnota. Alle andere eventuele openstaande kosten worden niet opgenomen op de materiaalvergoedingsnota. Hiervoor dienen de Registratienota (een nota voor de openstaande registraties) en vervolgens de Deurwaarder registraties (de deurwaarderprocedure voor de openstaande registraties).